Norske myndigheter har problemer med å gjøre seg forstått. Hver dag går rettigheter, tid og penger tapt på grunn av misforståelser mellom forvaltningsorganer, og mellom forvaltningsorganer og folk. Arbeidet med å forbedre forvaltningskommunikasjonen har pågått over flere tiår, og har de siste årene vært samlet under fanen Klart språk.
Klart språk, eller Plain language, er ikke et særnorsk fenomen, men en internasjonal bevegelse. Sverige har vært et foregangsland med systematisk klarspråkarbeid siden 40-årene. Der har de tilbudt utdanning som språkkonsulent siden 1970-tallet, og språkkonsulentstudiet tilbys i dag ved fire universiteter. I USA er det et forsknings- og undervisningsmiljø i «technical writing», som er rettet mot tekstene vi skriver og leser på jobben. Forskere i dette miljøet har kartlagt en 75 år lang klarspråkhistorie i USA. Presidenten i den internasjonale klarspråkorganisasjonen PLAIN er for tiden norske Margrethe Kvarenes, som er seksjonssjef i Språkrådet. Ved Universitetet i Oslo opprettes nå Norges første klarspråk-bachelor for å dekke behovet for klarspråkkonsulenter i offentlig sektor.
I NOU 2019:5, som ble lagt frem 14. mars, foreslås en helt ny forvaltningslov. Det er skjellsettende, sist gang et lignende arbeid ble gjort var Forvaltningslovkomiteen på 50-tallet. I forslaget er det en bestemmelse om forvaltningsspråk. Bestemmelsens andre avsnitt kan gi et anker til klarspråkarbeidet i forvaltningen. Den lyder slik:
§ 8. Forvaltningsspråk
..
(2) Forvaltningsorganet skal bruke et språk som er klart, presist og så vidt mulig tilpasset mottageren
At det foreslås en «klarspråkparagraf» er både spennende og gledelig. Det er imidlertid forbausende at hverken den foreslåtte bestemmelsen eller merknaden til bestemmelsen ser ut til å bygge på den norske og internasjonale kunnskapen som allerede finnes om klart språk og kommunikasjon mellom folk og forvaltning.
Merknaden til bestemmelsen slår fast at «forvaltningsorganet i valget mellom to eller flere alternative formuleringer, skal bruke det som fremstår som enklest å forstå for gjennomsnittspersonen» (s. 570). Det er en grov forenkling å redusere klarspråkarbeid til valget mellom alternative formuleringer. Karen A. Schriver, en av de ledende klarspråkviterne i USA, plasserer oppfatningen av «klarspråkarbeid som formuleringsarbeid» i første fase av amerikansk klarspråkhistorie, mellom 1940 og 1970. I dag handler klarspråkarbeid mer om det hun kaller «accessibility», «usability» og «trust»; om å skape tilgjengelige, brukbare og tillitvekkende tekster.
Og det er en grunn til at vi ikke lenger forsøker å finne formuleringer som er forståelige for en gjennomsnittsperson. Denne gjennomsnittspersonen er nemlig hverken virkelig eller relevant. Gjennomsnittspersonen vil være den som har gjennomsnittlig utdannelse, alder, saksforståelse, språkkompetanse og erfaring. Gjennomsnittspersonen er svært atypisk, og de aller fleste vil enten forstå mindre eller mer enn henne. Derfor jobber vi heller med tekstlige kvaliteter, som at teksten skal være mulig å finne og finne frem i. At den skal inneholde den informasjonen den trenger for å kunne brukes, i en brukbar rekkefølge. At informasjonen i teksten skal presenteres på en slik måte at leseren kan stole på at hun har forstått den, og være trygg på at hun har all den informasjonen hun trenger. Å arbeide med muntlige og skriftlige formuleringer er en del av klarspråkjobben, men det er hverken tilstrekkelig eller løsrevet fra det mer overordnede tekstarbeidet.
Når merknaden til § 8 andre avsnitt etterspør at «organet formulerer seg enklere i henvendelser som er rettet mot privatpersoner eller mindreårige, sammenlignet med henvendelser til advokater eller representanter for selskaper og private organisasjoner», skapes det inntrykk av at kommunikasjonsproblemene i staten i hovedsak skyldes et kompetanseproblem hos «privatpersoner og mindreårige». Ofte kan vi imidlertid ikke skylde på befolkningas manglende kompetanse, det er heller det offentliges formidling som er problemet. Formidlingsproblemet gjør seg nemlig ikke bare gjeldende mellom myndigheter og «privatpersoner og mindreårige», men også mellom ulike myndigheter med ulike ansvarsområder og mellom myndigheter og «advokater eller representanter for selskaper og private organisasjoner».
I den svenske Språklagen § 11 er det nettopp forvaltningas formidlingsinnsats heller enn befolkningas kompetanseproblem som vektlegges. Her heter det at «språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt» – det skal være «velstelt» eller «lagt omsorg i», enkelt og mulig å forstå.
Klart og presist språk er nemlig ikke «objektive størrelser», slik merknaden til § 8 andre avsnitt hevder. Om språket er klart og fremstiller saken presist, er avhengig av øyet som leser, av hjernen som forsøker å skape mening. Språk er noe vi lærer. Språkets mening er noe vi forhandler frem på mer eller mindre subtile måter. I et land med så høy lesekyndighet som Norge, er det ikke «store variasjoner i personers språklige kyndighet» som er hovedproblemet for norsk forvaltningskommunikasjon, men det at vi lever i et spesialisert samfunn. Vi kan forskjellige ting. I et spesialisert samfunn er språket en av de få felles kompetansene vi har, et av de ytterst få verktøyene vi kan bruke for å formidle vår egen kunnskap og forsøke å tilegne oss andres. Kommunikasjonsutfordringa til forvaltninga består i mange tilfeller i å finne ut hvilken sakkunnskap de kan forvente at leseren allerede har, hvilken kunnskap teksten må formidle og hvordan teksten kan formidle denne kunnskapen på en måte som gir mening utenfor eget fagfelt.
Norske myndigheters kommunikasjonsutfordringer er store og komplekse. De løses ikke ved å velge den enkleste av to alternative formuleringer. Dette er kommunikasjonsutfordringer som løses ved å skrive tekster som forklarer hvorfor de er relevante, som er utformet med utgangspunkt i hva de skal brukes til og som er seg bevisst hvorfor de blir lest. I det videre arbeidet med ny forvaltningslov § 8 andre avsnitt vil jeg oppfordre Justis- og beredskapsdepartementet til å søke oppdatert spesialistkunnskap utenfor eget fagfelt.
Ida Seljeseth
Stipendiat, Institutt for lingvistiske og nordiske studier (ILN), UiO