00:00 - 11. desember 2015

Arkivarer mellom gammel og ny tid

Arkivverket er i en omstillingsprosess, som foreløpig er satt på vent fordi partene ikke har blitt enige. Store deler av arkivarlauget ønsker en omstilling velkommen, men kan ikke samlet gå med på omstillingen, fordi viktige spørsmål ikke er tilstrekkelig fundert. En del av spørsmålene som ikke har vært avklart, er hva slags ledelse man skal ha ved de ulike arbeidsstedene.

Andre forhold, som etter vår mening lover bra med den nye organisasjonsmodellen, har ikke kommet frem i media. Den nye modellen legger til rette for forskning og utvikling av arkivfaget. I Arkivverket finnes mange tilsatte med forskningskompetanse, men på grunn av tidkrevende driftsoppgaver har man ikke utnyttet denne kompetansen. I forslag til ny organisering foreslår ledelsen en egen avdeling for innovasjon og en egen forskningsseksjon. Dette vil kunne løse en del utfordringer man tidligere bare har pekt på, men hittil ikke har klart å løse med tilstrekkelige grep.

Hensikten med bevaring av arkivmateriale uavhengig av medium er gjenbruk.

En viktig utfordring som man vil løse i ny organisering, er knyttet til det norske digitale arkivlandskapet. Myndigheter og andre aktører håndterer og lagrer informasjon om oss og samfunnet i stadig mer komplekse IT-løsninger. Arkivverkets samfunnsoppdrag er å sikre og bevare arkiv, uavhengig av hvilket medium arkivet er skapt på. For å få til sikker bevaring kreves strategi for hvordan vi skal identifisere, fange opp og beskrive de viktigste kildene til vår historie.

Spørsmål vi må ta stilling til er hvilken informasjon vi skal bevare for kort, mellomlang eller lang sikt. For å svare på det trenger vi kunnskap om virksomheters prosesser og hva som arkiveres i tilknytning til prosessene. Bare slik kan vi avgjøre hvor mye som må bevares for å dokumentere det viktigste for ettertiden.

Når valget er tatt om hva som skal bevares, kan vi sette inn ressurser på å sikre de arkivene som skal bevares og tilgjengeliggjøres. I dag utredes allerede mange spørsmål knyttet til digital arkivdanning og langtidsbevaring i Arkivverket. Dette kommer til å fortsette, med eller uten ny organisering. Men en egen avdeling for innovasjon, med seksjoner for forskning og arkivutvikling, vil etter vår mening kunne ta dette et langt skritt videre.

Arkivverket håndterer papirbasert arkivmateriale på en trygg og god måte. Det er viktig at kompetansen fra papirbasert arkiv tas med til arbeidet med nye arkiver. For visse typer papirbaserte arkiver er det nødvendig med spesialkompetanse, som norrønt eller latinsk språk eller gotisk skrift. For visse typer digitale arkiver er informasjonen så komplekst sammensatt, at det kreves inngående kunnskap om datamodellering, for å forstå innholdet.

Selv om arkivarer må spesialisere seg, mener vi at det som er fagfelles bør dominere de arkivfaglige diskusjoner fremover. På samme måte som den digitale arkivaren må rette blikket bakover, til arkivfagets klassikere, må den tradisjonelle arkivaren gjøre seg relevant i arbeidet med digitale arkiver.

Hensikten med bevaring av arkivmateriale uavhengig av medium er gjenbruk. For at historikere, samfunnsforskere og privatpersoner skal kunne bruke arkivene, er det nødvendig at dokumentene bevares på en forsvarlig måte. Innholdet må ikke endres, og det er viktig å sikre informasjon om hvem som har godkjent saksbehandlingen av et dokument og om er signaturen gyldig. Dokumentforfalskning må unngås, i hele dokumentets levetid.

Med papirbasert arkiv trenger man å kjenne håndskriften til den enkelte person og vite at papiret det er skrevet på, er det originale dokumentet. Med digitalt skapte dokumenter er informasjonen og strukturen adskilt, blant annet har vi ikke lenger den personlige identifikatoren som ligger i håndskriften. I stedet må den digitale løsningen håndtere den samme funksjonen som håndskrift hadde før.

Med digitale dokumenter snakker vi ikke lenger om originaler eller kopier, men om representasjoner av et innhold på ulike typer databærere. Det står fortsatt virksomheter og mennesker bak produksjonen av dokumentene. Men til forskjell fra papirbasert saksbehandling, må man med digitalt skapte dokumenter bevare den delen av systemet som viser godkjenningsflyt og endelig signatur.

For at arkivene skal kunne gjenbrukes må de beskrives, ut fra hvilket formål de er skapt og i hvilken sammenheng de ble skapt. Hvis ikke vi får til det for elektroniske arkiver, vil i verste fall arkivene gå tapt, og de vil heller ikke kunne bevares som gyldige bevis for ettertiden. Det er kanskje det viktigste prinsippet i arkivfaget, at arkivdokumentet for all ettertid kan leses i lys av den sammenhengen det er skapt, og at man vet at arkivdokumentet er nettopp det dokumentet det gir seg ut for å være. Vi har tilstrekkelige metoder for beskrivelse av papirbaserte arkiver. Nå er det på tide å utvikle metoden for arkivbeskrivelse og bevaring av digitalt skapte arkiver.

Det trengs ingen doktorgrad for å fastslå at det digitale arkivlandskapet er komplekst. Men kanskje trengs det en doktorgrad eller to, for å forske frem de beste metoder og verktøy til å beskrive og håndtere elektronisk skapt arkiv? Bare ved å fortsette å utvikle arkivfaget som akademisk disiplin, kan Arkivverket bli like gode på å beskrive og bevare digitale arkiv, som tradisjonelle arkiv.

Gro Hendriksen og Anna Malmø-Lund er medlemmer av Forskerforbundet Arkivverket.

Du har nå lest en gratis smakebit fra Morgenbladet. Vil du ha mer godt lesestoff? Vi har inntil 50 prosent rabatt for nye abonnenter. Bli abonnent
Annonse

«Er ikke Schiøtz i stand til å se at hans faglige integritet og tyngde dermed settes i et merkelig lys?»
«Æresrettsutvalget har dokumentert den grunnleggende mangel på legalitet for opprettelsen av æresretten.»